Tietosuojaseloste sähköiseen virkatodistustilaukseen
Rekisterinpitäjä
Kirkkohallitus/Kirkon viestintä (Y-tunnus 0118950-3)
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
PL 210, 00131 Helsinki
puh. 09 1802 1, kirkkohallitus@evl.fi
Yhteyshenkilö
Anne Kähäri
Kirkkohallitus
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
puh. 050 3243 159, anne.kahari@evl.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava
Rekisterin nimi
Sähköinen virkatodistustilaus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään virkatodistustilauksen tekemiseen ja virkatodistuksen laatimiseen sekä virkatodistuksen ja laskun lähettämiseen.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn omaan ilmoitukseen ja tahtoon tilata virkatodistus Suomen evankelis-luterilaiseen kirkkoon kuuluvalta seurakunnalta.
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, on henkilöt, joista tehdään virkatodistus sekä henkilöt, jotka virkatodistustilauksen tilaavat.
Virkatodistuksen tilaaja antaa sähköisellä tilauslomakkeella seuraavat tiedot:
- Seurakunta, josta virkatodistus tilataan
- Henkilö, jonka virkatodistus tilataan
- Sukunimi
- Etunimet
- Syntymäaika
- Syntymäkotikunta tai syntymäpaikka
- Nykyinen/viimeisin kotikunta
- elää/kuollut
- kuolinpäivä
- Virkatodistuksen laatimista helpottavat lisätiedot
- Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan
- perunkirjoitus, kenen jälkeen perunkirjoitus pidetään – kuka on kuollut?
- pankki
- vakuutusyhtiö
- lainhuuto
- muu, mikä?
- Muuttanut seurakuntaan
- mistä
- milloin
- Muuttanut seurakunnasta
- mihin
- milloin
- Entiset sukunimet
- Muita lisätietoja (esim. aviopuolison nimi)
- Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan
- Virkatodistuksen kappalemäärä ja muut tarvittavat tiedot
- Kappalemäärä
- Virkatodistuksen kieli
- Virkatodistukseen tarvitaan henkilön perustietojen lisäksi
- siviilisääty
- nykyinen puoliso
- sisarukset
- lapset
- lapsenlapset
- vanhemmat
- isovanhemmat
- kirkolliset toimitukset (kaste, rippikoulu, konfirmaatio, avioliitto)
- Tilaajan tiedot
- Tilaajan nimi
- Yrityksen tai yhteisön nimi
- Y-tunnus
- Sähköpostiosoite
- Puhelin
- Fax
- Todistuksen toimitusosoite
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Laskutusosoite
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
Tietolähteet
Virkatodistustilauslomakkeella annetut yksilölliset tiedot.
Tietojen luovutukset
Lomakkeen kautta ilmoitetut tiedot toimitetaan edelleen seurakuntaan, josta virkatodistus tilataan.
Tietoja ei luovuteta sivullisille.
Tilauspalvelun teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan Lukkari-tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua niiden tallentamisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
- pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi